Erinomainen tiedote on jokaisen vakavasti duuneihinsa suhtautuvan tiedottajan tavoite. ”Vähän-sinne-päin-tiedotteella” ei kukaan nykyisessä huomiokilpailussa kovin pitkälle pötki. Tässä on tarkistuslista, jolla syntyy erinomainen tiedote.
Tiedotteen lähettäjä?
Tiedotteen vastaanottajan on välttämätöntä tietää, kuka tiedotteen on lähettänyt. Lähdekriittinen journalisti saattaa jo pelkän lähettäjän nimen perusteella päättää lukeeko hän tiedotteen vai ei. Mediasuhteista kannattaa pitää huolta, jotta maine on kunnossa. Lähteen on oltava selvästi näkyvillä ja helposti löydettävissä.
Päivämäärä ja aika?
Jos tiedotteessasi ei ole päivämäärää (ja kellonaikaa), ei lukija voi tietää, kuinka ajankohtainen tiedotteesi on. Yleensä päivämäärä ja kellonaika laitetaan näkyviin tiedotteen yläreunaan. Sähköisissä tiedotteissa päivämäärä ja kellonaika löytyvät myös tiedotteen perustiedoista.
Embargon, eli julkaisemisen aikarajan kanssa olisin varovainen. Jos mitään erityistä syytä ei ole, niin tiedote on vapaa julkaistavaksi juuri sillä samalla hetkellä, kun se maailmalle lähetetään. Embargon käyttö ei lisää tiedotteen houkuttelevuutta, varsinkaan jos se on lisätty tiedotteeseen ilman perusteita.
Otsikko?
Jos tiedotteessasi on huono otsikko, olet tehnyt huonon tiedotteen. Piste. Vastaavasti, kun tiedotteessasi on erinomainen otsikko, avaa toimittaja tiedotteesi ja lukee sen ehkä läpikin. Edellyttäen tietysti, että erinomaiselle otsikolle löytyy katetta ja myös tiedotteen ingressi ja leipäteksti ovat erinomaisia.
Otsikko on tiedotteesi tärkein osa, joten sen suunnitteluun ja muotoiluun kannattaa panostaa erityisen paljon. Kerro otsikossa uutinen, mutta älä mainosta tai markkinoi itseäsi, tuotettasi, palveluasi tai ideologiaasi. Purista otsikko viiteen sanaan, jos mahdollista, jolloin se näkyy lukijalle kokonaisuudessaan helposti.
Ingressi?
Otsikon jälkeinen ensimmäinen kappale on ingressi. Pelkän otsikon ja ingressin lukemalla pitäisi lukijan saada kaikki välttämätön perustieto tiedotteesta. Varmista ainakin, että kaikki tiedotteen olennaisimmat asiasanat löytyvät tiedotteen ingressistä.
Leipäteksti?
Onko leipätekstillä tiedotteen huolellisen alkupään hieronnan jälkeen enää mitään merkitystä? On, sillä otsikossa ja ingressissä tiiviisti esitetty asia kerrotaan tiedotteen leipätekstissä laajemmin ja yksityiskohtaisemmin. Käytä lyhyitä lauseita, kerro toiminnasta, ihmisistä, tuotteista, laitteista, numeroista jne. Älä jaarittele tai kirjoita juhlapuheita. Mene suoraan asiaan.
Leipätekstiin voi liittää mukaan suoria lainauksia avainhenkilöiltä mikäli heillä on oikeasti jotain kiinnostavaa sanottavaa. Sanahelinä ja koukeroinen kieli ei kiinnosta ketään.
Lisätietojen antaja?
Toimittaja vihaa tiedotteen lähettäjää, joka ei vastaa puhelimeen tai sähköpostiin nopeasti. Varmista siis, että tiedotteessa mainittu lisätietojen antaja on median tavoitettavissa ainakin heti tiedotteen lähettämisen jälkeen. Jos pelkäät, että paras asiantuntijanne tai suurin johtajanne on silloin huonosti tavoitettavissa, laita lisätietojen antajaksi myös muita ihmisiä sekä itsesi. Tällöin media tavoittaa ainakin jonkun helposti.
Tiedotteeseen on aina tarkoitus saada mukaan kaikki olennainen kyseistä asiaa koskeva tieto. Median tarpeita ja kiinnostusta ei voi koskaan kuitenkaan täysin ennakoida, joten lisätietojen antajan yhteystiedot ovat siksi välttämättömät.
Linkkejä ja syvällisempää tietoa?
Tiedotteeseen kannattaa laittaa mukaan myös linkkejä, joiden kautta toimittaja voi saada vielä syvempää tietoa tiedotteen aihepiiristä. Linkit voivat viedä omille sivuillenne, mutta myös muualle nettiin, esimerkiksi suoraan aiheeseen liittyviin tutkimuksiin tai raportteihin.
Jos tiedotteen aihepiiriin liittyy kuvia, niin linkki kuviin, infograafeihin ja kuvapankkeihin on paikallaan.
Haluatko oppia tekemään parempia tiedotteita? Ota yhteyttä, niin mietitään yhdessä, miten käytännössä edetään: kai.tarkka@truestory.fi